Quelques idées pour optimiser votre gestion administrative


La gestion administrative des entreprises est chronophage et coûte aux dirigeants près de 25 jours par an (en moyenne).

Voici quelques idées pour gagner du temps en matière administrative :

1. Choisir un outil adapté, en fonction de la taille de votre entreprise :

  • Dirigeant seul ou avec quelques salariés, utiliser un outil de gestion permettant :
    • de gérer votre facturation client
    • d’automatiser la relance client
    • de payer vos factures fournisseurs
    • de suivre votre trésorerie
    • de gérer vos notes de frais
  • A partir d’une certaine taille : adopter un ERP (logiciel métier spécifique).

2. Automatiser et optimiser les tâches

  • Paramétrer des règles de transfert automatique des mails (exemple : pour centraliser vos factures sur votre outil de gestion ;
  • Utiliser un outil de gestion des tâches/projets : Trello, ClickUp ;
  • Gérer vos prises de RDV de manière automatisée avec des outils type “Calendly ;
  • Automatiser les flux avec des applications comme Zapier ou Make

3. Structurer et simplifier les processus 

  • Définir des procédures administratives pour standardiser les pratiques et limiter les pertes de temps ;
  • Former vos équipes aux outils numérique ;
  • Externaliser ou déléguer les tâches complexes et chronophages (ex: gestion RH) ;
  • Matérialiser les tâches et responsabilités de chacun via un orgagnigramme.

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