Facture, quel formalisme à respecter ?


Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?

Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues.

Elle doit répondre à un certain nombre d'obligation concernant la forme :

  • Être rédigée en langue française
  • Être établie en 2 exemplaires, dont l'original pour le client
  • Comporter un certain nombre d'indications détaillées ci-dessous.

Factures dans une monnaie et langue étrangères

Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :

  • Facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l'entreprise se fasse en euros.
  • Rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l'administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle).

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

Mentions générales obligatoires pour toutes les factures
Mentions Précisions
Date de l'émission de la facture Date à laquelle elle est émise.
Numérotation de la facture Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. 
Il est cependant possible d'émettre des séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité le justifient. L'entreprise peut utiliser un préfixe par année (2018-XX) ou par année et mois (2018-01-XX).
À faire figurer sur toutes les pages de la facture
Date de la vente ou de la prestation de service Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation
Identité de l'acheteur - Nom (ou dénomination sociale)
- Adresse du siège social d'une entreprise ou du domicile d'un particulier (sauf opposition de sa part, pour un particulier)
- Adresse de facturation (si différente du siège social)
Identité du vendeur ou prestataire - Nom et prénom d'un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
- Dénomination sociale d'une société suivie du numéro Siren ou Siret (sauf pour les personnes physiques)
- Numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation
- Numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation)
- Adresse du siège social (et nom de l'établissement)
- Si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
Attention : si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d'attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.
Numéro du bon de commande Lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur
Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation) Sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 €
Désignation du produit ou de la prestation - Nature, marque, référence des produits
- Prestation : matériaux fournis et la main-d'œuvre
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée)
Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
Majoration éventuelle de prix Frais de transport ou d'emballage par exemple
Taux de TVA légalement applicable Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant
Montant total de la TVA correspondant
Réduction de prix Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)  
Date à laquelle le règlement doit intervenir Elle précise :
- les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente,
- le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture,
- le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement
Garantie légale de conformité d'une durée minimale de 2 ans La mention concerne les biens vendus en magasin appartenant à l'une des catégories suivantes :
Appareils électroménagers
Équipements informatiques
Produits électroniques grand public
Appareils de téléphonie
Appareils photographiques
Appareils, dotés d'un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage
Jeux et jouets, y compris consoles de jeux vidéo
Articles de sport
Montres et produits d'horlogerie
Articles d'éclairage et luminaires
Lunettes de protection solaire
Éléments d'ameublement
Mentions particulières
Mentions particulières Dans quel cas ?
« Membre d'une association agréée: Une association agréée dispose d'un numéro d'agrément qui est différent de ses numéros d'immatriculation. L'agrément lui permet notamment d'employer du personnel sous certaines conditions, et de bénéficier de subventions publiques ou d'augmenter sa capacité juridique., le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » Si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » Si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur par exemple), la facture est en hors taxe
« Autoliquidation » Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d'un donneur d'ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c'est l'entreprise principale qui la déclare (auto-liquidation de la TVA)
Indiquer clairement qu'il s'agit d'un «  montant hors taxe »
Assurance souscrite au titre de l'activité Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale)
Coordonnées de l'assureur ou du garant
Couverture géographique du contrat ou de la garantie
Eco-participation DEEE Achat de produits ou d'équipements électroniques ou de meubles.
« Autofacturation » Si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur ou prestataire

Factures électroniques : comment ça fonctionne ?

La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l'acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas, le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Par ailleurs, notez que depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises. Pour en savoir plus sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, vous pouvez consulter notre article : Marchés publics : la facturation électronique, comment ça fonctionne ?

Enfin, comme mentionné en introduction de cet article, l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 (prise sur le fondement de l’article 195 de la loi de finances pour 2021) va généraliser la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026. Pour en savoir plus, consultez notre article : Généralisation de la facturation électronique pour les entreprises.

Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent aux amendes suivantes :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l'amende ne peut excéder le 1/4 du montant de la facture.
  • une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.

Factures : quels sont les délais de conservation ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

 

Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808


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